ביזיבלוג

לגבות כספים בלי לצאת פראייר – איך לעשות את זה נכון

אוקטובר 31, 2019
תהליך גבייה

אחת הפעולות השנואות על בעל עסקים היא גביית כספים, אבל חוב פתוח של לקוח יכול לפגוע בתזרים המזומנים ואפילו לסכן את קיום העסק.
תשכחו מ”לא נעים ל לבקש תשלום” או “הפעם אני אמחק לו את החוב”, כי בסופו של דבר אתם מנהלם עסק וזקוקים לכסף שמגיע לכם בעד העסקה, כדי להמשיך את הפעילות העסקית.
כמובן שגם חובות יש לדעת כיצד לגבות. קביעת לוחות זמנים לפירעון, הסדר חוב לחייבים, שכירת שירותי חברה חיצונית שתבצע את הגבייה – אלה רק חלק מהצעדים הקריטיים לתהליך גבייה מוצלח.

לפניכם טיפים להסדרת הגבייה לעסק, כדי שאף לקוח לא יתחמק מתשלום במשמרת שלכם.

לכל חוב יש דד ליין – קביעת מועדי תשלום
חשוב לעבוד מסודר. להחליט מראש כמה יעלה כל מוצר או שירות ותוך כמה זמן במקסימום יבוצע התשלום. יש להבהיר ללקוח מהם התנאים, כדי שהוא לא יטען בהמשך שהוא לא ידע מהם.
מומלץ כמובן לחתום על הסכם עבודה מסודר, מעין הזמנת עבודה בה יצוינו התנאים לתשלום, כמו פריסת תשלומים והסכם עבודה זה ייחתם על ידי שני הצדדים.
עליכם לקבוע מועדי תשלום ריאליים ולוודא שאם התשלום נכנס במועד אכן יש לכם זמן להשתמש בכסף לתשלום לספקים וכדומה. קחו תמיד מקדם ביטחון שיאפשר לכם להישאר תמיד עם מזומנים בקופה גם אם הלקוח מתעכב עם התשלום.

התזכורת שעושה הבדל – שיטתיות היא שם המשחק

יש לקוחות שישלמו בזמן ואחרי אחרים תדרשו לרדוף. המרדף עשוי להתיש ולהסתיים גם בידיים ריקות. חשוב לתזכר את הלקוח שלא שילם באופן הדרגתי. תזכורת ראשונה לפני מועד התשלום, בין אם באמצעות הודעת טקסט או מייל ותזכורת נוספת ביום מועד התשלום ובמידה ולא שילם – מומלץ להרים טלפון ואף להתייצב אצל אותו לקוח על מנת לתבוע את המגיע לכם.
שימו לב לבצע את הגבייה על פי חוק, לא לגבות באגרסיביות וחלילה לא להשתמש באיומים או באלימות, אבל להיות אסרטיביים – אדיבות תקיפה היא שם המשחק.
הלקוח חייב להבין שעליו לשלם ואם יש הסכם כתוב שלפיו כל תשלום גורר ריבית, תוכלו כמובן לגבות את הריביות שנלוות לעיכוב החוב. אל תגיעו לרמת הטרדה, כי אחרת הלקוח הלא משלם יכול להתלונן עליכם, אבל היו עקביים. מי שמבקש כסף ואז נעלם לחצי שנה, עשוי לפספס את הרכבת או להיתקל בקשיים שלא בהכרח היו עומדים בפניו אם היה מתמיד במשימה. למשל, לקוח שלפתע פשט את הרגל או בעלים חדשים של העסק שלא היה מודע כלל לחוב.

התיעוד קובע

מומלץ לתעד את תהליך גביית החובות, כדי שזו תהווה עדות לכך שעשיתם כל שיכולתכם על מנת לגבות. כתבו באילו מועדים יצרתם קשר עם הלקוח ובאילו אמצעים נקטתם על מנת לעדכן אותו בדבר החוב, שמרו התכתבויות בהודעות טלפוניות וכן תיעוד של התכתבויות במייל.

ניהול מו”מ על חובות

אפשר להקל על הלקוח במידה והוא נקלע לקשיים ולבצע פריסה מחודשת שלתשלומים או להעניק לו הנחה, אבל יש לקחת בחשבון שכל הנחה או עיכוב בתשלומים מצדו עשויה לעלות לכם ביוקר ולפגוע בהתנהלות השוטפת והתקינה של העסק שלכם. זכרו שאם הופקה חשבונית, אתם משלמים את המע”מ על העסקה עוד לפני שהכסף בכלל עבר לחשבון הבנק וזו הוצאה גבוהה כאשר לא מקבלים תשלום במועד.
אל תהפכו את ההנחה או ניהול מו”מ להרגל ופעלו כך רק בתהליך גישור מסודר או כאשר אתם לא רואים בררה אחרת. שקלו זאת בסיטואציות בהן עדיף לקבל משהו מאשר להפסיד הכל…

גובים בשבילכם

תוכלו כמובן להפקיד את מלאכת הגבייה אצל פונקציה כלשהי מתוך העסק, שידועה בגישה אסרטיבית יותר משלכם או לפנת לחברות חיצוניות שמציעות שירותי גבייה ויעשו את “העבודה השחורה” בשבילכם. העיקר שהכסף יעבור וייכנס בזמן. חברות אלה לרוב מעמידות צוות שמבצע את הגבייה וכן דו”חות אונליין שיאפשרו לכם לראות מה סטטוס הגבייה של כל עסקה, כולל גבייה בינלאומית, איסוף צ’קים וכדומה.

תמיד כדאי להתייעץ עם עו”ד בנוגע לגבייה של חובות כבדים על מנת להבין מה תוכלו לעשות במסגרת החוק כדי לקבל את המגיע לכם. שימו לב להשפעה של חובות על תזרים המזומנים ותוכלו לבצע מעקב חכם ויעיל באמצעות bizibox על הכסף שנכנס ויוצא מהעסק.