ניהול פרויקטים בעסק

לקחתם פרויקט חדש ואתם לא יודעים מהיכן להתחיל וכיצד לנהל אותו בדרך האפקטיבית ביותר? יש לנו מספר טיפים חשובים לניהול פרויקטים עסקיים, החל ממיפוי הצרכים דרך הקצאת סמכויות ועד אופטימיזציה תוך כדי תנועה והפקת לקחים בקו הסיום.

ניהול חכם של פרויקטים יאפשר לכם לנצל היטב את הזמן, למקסם משאבים ולהימנע מאובדן מזומנים.

קביעת יעדים ולוחות זמנים ריאליים

בשלב הראשון יש לבחון את הפרויקט מתוך ראייה מערכתית, כדי להגדיר מסגרת ברורה של לוחות זמנים. מומלץ לחלק את הפרויקט לפי אבני דרך מרכזיות (מיילסטון) ולהגדיר לוח זמנים ויעדים לכל אבן דרך. למשל, מה אתם מקווים להשיג עד תאריך מסוים וכיצד מה שתשיגו עד תאריך זה יקדם אתכם בדרך להשגת המטרה הבאה.

כמובן שבחישוב לוחות הזמנים יש להתייחס לכל האילוצים הטכניים. לדוגמא, חופשות וחגים, הטמעת מערכות, גיוס עובדים לפרויקט וכדומה.

חשוב מאוד לשים דגש לסיכונים אפשריים מבעוד מועד, כדי לספק מענה מבעוד מועד, כמו למשל, הכנת רזרבות כספיות או תוכנית מגירה למקרה שהפרויקט לא יתקדם כמצופה, ספק יפרוש בדרך וכדומה.

הקצאת סמכויות והגדרת תקציב

קביעת תקציב הוא קריטי להצלחת הפרויקט וכן לניהול פיננסי תקין. אף אחד לא רוצה לסיים פרויקט עם חובות. כאן נכנס לתמונה ניהול תזרים מזומנים וחלוקת התקציב לפי היעדים, תוך התייחסות לעלויות לאורך הפרויקט.

חשוב גם להקצות סמכויות בין המשתתפים בפרויקט, בין אם מדובר בעובדי העסק או ספקים ששותפים לפרויקט וקיימות מערכות ניהול פרויקטים מבוססות ענן אשר מאפשרות לייצר אינטראקציה בין הגורמים השונים, כך שכל אחד יכול לעדכן סטטוס פרויקט ולבדוק באיזה שלב נמצאת כל משימה אצל העמיתים לפרויקט.

מומלץ למנות מנהל פרויקט או לקחת על עצמכם בתור בעלי עסק את התפקיד, כדי שיהיה מי שיניע את הגלגל ויוודא את התקדמות העניינים.

המעקב קובע

ניהול פרויקט מצריך עבודה שיטתית, כדי לעמוד בלוחות זמנים ובהגדרת התקציב והיעדים. חשוב לעקוב אחר ההתנהלות וכן לבצע הערכה של המשימות השונות, במיוחד אם חלו עיכובים או צפויה חריגה תקציבית.

בניהול פרויקטים יש לבצע פיקוח ובקרה על כל משימה ולהתבונן על הפרויקט מלמעלה, כדי לבחון מה התפקוד בשטח אצל כל הגורמים המעורבים בפרויקט. במידה ועולה צורך לשנות את הפרויקט בין אם מדובר בייעוד, התאמה ללקוח או לקהל היעד, שינוי בטכנולוגיה. חשוב לבצע הערכה ואופטימיזציה להשגת התוצאה הטובה ביותר.

הפקת מסקנות

בסיום פרויקט יש לבצע הערכה מקיפה ולהבין מה היו הקשיים והאתגרים לאורך הדרך, נקודות החוזקה של הצוות, כמה כסף עלה הפרויקט וכמה כסף הכניס ומה תעשו אחרת בפרויקט הבא.

ניהול פרויקטים מעניק מסגרת מובנית לעבודה ותוכנית פעילות ברורה ומדויקת לפי יעדי הפרויקט. השקיעו בתכנון, היו מעורבים בכל שלב ותוכלו לקצור את הפירות בסיום.