מדריך: מעבר משרד זה לא עסק זול, כך תנהלו את המעבר נכון ובשליטה פיננסית

הקורונה שינתה את מציאות העבודה מקצה לקצה והעבירה ענפים רבים לעבודה מהבית וכפועל יוצא שינתה את שוק הנדל"ן העסקי בן לילה.
אחד הקורבנות הברורים של משבר הקורונה הוא שוק הנדל"ן העסקי (משרדים), שמושפע בצורה ישירה משינויי דפוסי העבודה. יותר ויותר בעלי עסקים מבינים את היתרונות בעבודה מהבית ועוברים למודל של עבודה מרחוק. ניתן לראות כבר היום שחברות גדולות מוותרות על המשרדים ועוברות לעבוד מהבית. ברור לכולם כי ההחלטות שחברות מקבלות בעת הזו מבוססות ברובן על השיקול הכלכלי והרצון לחסוך, לצד הרצון להימנע מזעזועים נוספים שמקורם בהתפשטות המגפה.

החסכון הכלכלי

הרצון לחסוך מוביל לצמצום שטחי המשרדים, ובמקרה שמדובר בשטח שמושכר לתקופה ארוכה הוא מתבטא בהכנסה של שוכרי משנה. דווקא בתקופה כזו של שינויים ומעברים חשוב לתכנן ולנהל את המעבר בצורה שקולה ואחראית – הן במעבר הפיסי והן בצד הפיננסי.

מעבר משרד

במידה ובחרתם לעבור למשרד קטן יותר אל תשכחו לתכנן מראש את הוצאות המעבר בפועל (הוצאה חד פעמית) ואת הוצאות הדיור החדשות (הוצאה מחזורית) כדי לוודא שהמעבר לשטח קטן יותר אכן חוסך לכם בהוצאות. 3 שאלות שעליכם לשאול את עצמכם:

1. האם במשרד החדש נדרשות ממני הוצאות קבועות חדשות? לדוגמא דמי ניהול וכו'
2. האם המעבר מצריך ממני השקעה? לדוגמא שיפוץ המבנה והתאמתו לצרכיכם.
3. האם ההוצאות הנלוות יעלו \ יקטנו כתוצאה מהמעבר? לדוגמא – הוצאות דלק שעשויות לגדול עקב מרחק, התייקרות ארנונה וכו'

אם החלטתם לעבוד משרד כדי לחסוך בעלויות, נהלו את המעבר בחשיבה פיננסית שנתית. חלקו את ההוצאות הנוכחיות לקטגוריות – הוצאות השכירות, הוצאות דלק, חניה, ארנונה, דמי ניהול וכל הוצאה אחרת הקשורה למשרד הנוכחי. נהלו במקביל תקציב אלטרנטיבי לאותן קטגוריות בדיוק עבור המשרד החדש + הוצאות חדשות שנדרשות במקום החדש ולא היו קיימות במקום הנוכחי שלכם. אל תשכחו להוסיף גם שורת הוצאות חד פעמיות כמו – שירותי הובלה, רכישת ריהוט, שיפוץ וכו'. שכן, אם לא הייתם עוברים משרד, ההוצאות הללו לא היו מתקיימות מלכתחילה.

עכשיו שאלו את עצמכם, האם ההוצאה השנתית קטנה או גדלה? מה החסכון השנתי שלכם?

הכנסת שכירות משנה

במקרה והחלטתם להכניס שוכר משנה לחלק משטח העבודה שלכם, עצרו שניה וחשבו – מה קצב הגידול המשוער שלי? האם קצב הגידול שלי מאפשר לי לוותר על חלק מחלל העבודה שלי לתקופה של שנה או 5 שנים?

הרצון לייצר הכנסה מיידית מובן וברור, אך עליכם תמיד לחשוב 10 צעדים קדימה. היה ותקיימו שכירות משנה לתקופה של 5 שנים ותצטרכו את השטח (או חלקו) אחרי שנתיים יהיו לכך השפעות משפטיות וכלכליות. מכוון שאנחנו רוצים לחסוך בעלויות או לפחות לשלוט בהן, הרי שלא שירתנו את המטרה לשמה יצאנו לשכירות משנה. גם במקרה הזה יש להכניס את גובה שכירות המשנה כהכנסה מחזורית בתזרים שלנו. לא לשכוח להקטין הוצאות מחזוריות אחרות אם הן מושפעות מהשינוי החדש במודל השכירות. לדוגמא – עלות מופחתת לחניה (חלק מהחניות בשכירות משנה) עלות מופחתת לארנונה, דמי ניהול נמוכים יותר וכו'.

מעבר משרד הוא תהליך רגשי לא פשוט, במיוחד בימים בהם אנו נאלצים לבצע פעולות שאולי לא היינו מבצעים בימים כתיקונם. למרות זאת, עלינו להיות שקולים ומחושבים בעת קבלת ההחלטות במעברי משרד, לחשוב על השפעה התקציבית והשינויים בתזרים, על מנת להבטיח שהשינוי לטובתנו ומשרת אותנו.

מאחלים לכם מעבר נעים ורגוע, משנה מקום משפר מזל!