איך לייעל את העסק במספר צעדים פשוטים

אולי גם אתם אמרתם לעצמם: "אני לא מצליח להתנהל ביעילות. יותר מדי משימות, עניינים כספיים, לקוחות תובעניים והיום טס בלי שאספיק לעשות דבר".

אז אתם לא לבד. אחד האתגרים של בעלי עסקים היא ההתייעלות ובעידן הנוכחי בו כל בעל עסק נדרש להיות מולטי טסקינג כי צריך לשווק, לנהל עובדים וספקים, לכלכל את העסק ולדאוג שהמנגנון שבניתם יצליח, היעילות חשובה יותר מאי פעם.

התנהלות יעילה יכולה לחסוך זמן וכסף, אבל חשוב לאתר מהם המוקשים שמונעים מבעדכם להתייעל וכיצד לשכלל את הפורמט שתעבדו בקצב הנכון ותגיעו לתוצאות הטובות ביותר בשטח.

אז איך מתייעלים? 5 טיפים אפקטיביים בנושא, ששווה לבחון וליישם בהתאמה אישית לכל עסק.

ניהול זמן הוא המפתח

בשלב הראשון חשוב שתבחנו כמה זמן אתם מבזבזים על כל אחת מהמשימות היומיומיות שלכם ובכלל, נהלו מעקב ראשוני בנוגע למה עשיתם בכל שעה ביום במהלך הפעילות בעסק ולאחר מכן, התבוננו בתיעוד שהכנתם במבט מפוקח.

שאלו את עצמכם: מה אפשר לעשות אחרת כדי להשיג יותר? למשל, אם אתם מבזבזים זמן רב על שיחות עם לקוחות יתכן ששווה לכם לעבוד להתנהלות דרך וואטס אפ עסקי ותכתובות מיילים ואפילו לשכור את שירותיהן של חברות אדמיניסטרציה שמבצעות עבורכם את המטלות הנ"ל כך שתוכלו לפנות זמן לטובת שיפור הפעילות, ניהול מו"מ מול ספקים ופעילות שיווקית.

אוטומציה היא סוד הקסם

הקדמה הטכנולוגית מעניקה לבעלי עסק כלים מתקדמים בקיצור תהליכים באמצעות הטמעת מנגנוני אוטומציה. אפשר למשל, להשתמש במערכת חכמה כמו bizibox שמאפשרת לרכז את כל הנתונים הפיננסיים במקום אחד וכך לשלוט בזמן אמת בכל התנועות הכספיות והתזרים, לקבל התראות בזמן אמת כל פעולות שדורשות תשומת לב מידית ולהפיק מסקנות להתנהלות חכמה יותר.

לשמחתם, קיימים מגוון כלים אוטומטיים למשלוח הודעות ברשימת תפוצה, תזמון פוסטים לרשתות החברתיות להגברת הנוכחות המיתוגית במהירות רבה ובוטים שיוכלו לתת שירות ראשוני לפחות לכל מתעניין או לקוח.

היכן ניתן לצמצם כדי לשלם פחות?

התייעלות נעשית גם ברובד הפיננסי. כדאי לעבור על החשבונות ולבחון כמה אתם משלמים לכל עובד וספק ולבחון חלופות במחירים טובים יותר מבלי להתפשר על איכות או לגרום, חלילה, לפגיעה בתפקוד של העסק. לעיתים שווה להשקיע במיקור חוץ, לנהל מו"מ על תנאי רכישה, למצוא אלטרנטיבות לסחורה דומה בעלות אטרקטיבית יותר, לעבור למשרד קטן יותר, לאחד ספקים כדי ליהנות ממחירים טובים יותר בריכוז הפעילות. למשל, אצל גורם אחד שמוכן לתת הנחה תמורת הרחבת הפעילות וכדומה.

ניתוח הערך

פעולת האנליזה היא חלק בלתי נפרד מהאופטימיזציה. דברנו על כך בסעיף הראשון בהקשר של זמן, אבל התהליך נכון לכל אחת הפעולות של העסק. כך למשל, עליכם לבדוק אם השקעה שעשיתם למשל בערוץ פרסום או באפיק כלשהו אכן היו שווים את המאמץ ואת הכסף ואם מער מספק אחד לאחר אכן הוזילה באופן משמעותי עלויות או שהיא גרמה לבעיות שדרשו תיקון שעלה יותר מההנחה שקבלתם בהחלפת הספק.

בדקו מה עבד ומה לא עבד כעבור תקופה כדי לגבש החלטות מבוססות נתונים ולשנות את מה שמנע מבעדכם להשיג תוצאות. בדקו גם היכן נתקעו תהליכים, כיצד יכולתם לעשות דברים אחרת וטוב יותר ותוכלו ליישם זאת בתוכנית החודשית, הרבעונית או השנתית הקרובה.

חשוב להשקיע בפיתוח המיומנויות הניהוליות שלכם ושל העובדים, לבסס תהליכים על אוטומציה, לעקוב אחר תהליכים ולדעת מתי לבצע שינויים. שיהיה בהצלחה!