תוכנה עבור רו"ח – אז מה אם יש לכם רואה חשבון?

"למה אני צריך תוכנה לרואי חשבון? פנו לרואה החשבון שלי, אולי הוא ירצה…"

בקרב בעלי עסקים נפוצות שתי גישות: הראשונה טוענת שתחום הכספים הוא נחלתו הבלעדית של רואה החשבון, ואין להתערב בעבודתו. השנייה, לעומת זאת, גורסת כי בעל העסק צריך לדעת ה-כל, כולל מה שרואה החשבון יודע.

מי שפועל על פי הגישה הראשונה, מעביר את האחריות על הניהול הפיננסי לבעל תפקיד אחד בחברה, "שיסדר את העניינים בשבילי". היא אולי נראית הגיונית למי שמרגיש שאינו מבין בעניינים הכספיים, או למי שעמוס גם כך בעבודה ומבקש להעביר חלק ממנה לגורם חיצוני, אבל עשויה להיות בעייתית מאוד, ואף להתגלות בדיעבד כהחלטה שגויה.

למשל, כשרואה החשבון שוכח דברים, לא מעדכן, או מתחלף באחר ובין השניים אין חפיפה או תקשורת מספקת. במצב כזה, בעל העסק נשאר עם פער ידע משמעותי בנוגע להתנהלות הכספית של העסק שלו, פער שאותו קשה להשלים. לכן, הגישה השנייה, של מי שרוצה לדעת הכל בנוסף לרואה החשבון שלו, הנה אפקטיבית יותר לאורך זמן.

אפילו אם אין בכוונתכם לנהל טכנית את הנושא הכספי, למשל להיות מעורבים בדו"חות התקופתיים ובדיווחים למס ההכנסה, חשוב שתהיו בעניינים. בסופו של דבר, זה העסק שלכם. כיום יש תוכנה לרו"ח שמתאימה גם לכם! העדכון הוא פשוט וידידותי, וצורת הצגת המידע תסייע לכם לדעת מה מצב העסק בכל רגע נתון, וכך לקבל החלטות ניהוליות שרואה החשבון לא תמיד מודע לחשיבותן, ועשויות להשפיע על גורל העסק.

אז באיזו תוכנה משתמש רואה החשבון שלכם בכל הנוגע לניהול תזרים המזומנים שלכם, וכיצד היא תעבוד בשבילכם?

לדעת הכל, כל הזמן

תוכנה לניהול עסק נועדה לפני הכל לעשות סדר בעסק, ולרכז במקום אחד את כל הנתונים הכספיים: יתרות בנקים, חיובים בכרטיס האשראי, העברות בנקאיות, הפקדות צ'קים, פרעון הלוואות, פעולות מחזוריות וכן הלאה. כל שצריך הוא לעדכן את התוכנה בפעם הראשונה במקורות הכספיים שלכם, והיא כבר תדע לבצע סנכרון מלא ביניהם, לעבד את הנתונים ולשלוח לכם עדכוני מצב, בדואר אלקטרוני או בהודעת SMS, כולל התראות שיזכירו לכם מה קורה בחשבונות.

לקבל החלטות אסטרטגיות

ברגע שהכל מתרכז לתוכנה אחת, אפשר לראות את התמונה השלמה ולהסיק מסקנות. להבין מה תהיה ההשפעה על תזרים המזומנים (הדלק של כל עסק) ולהתנהל בדרך הנכונה ביחס לשינויים. למשל, לבקש מספקים לדחות חיובים, לנסות למכור סחורה בהקדם האפשרי, לתגמל לקוחות המשלמים במזומן, לקבל התראות על חריגה עתידית ממסגרת האשראי בהסתמך על דפוסי ההכנסות וההוצאות, וכן הלאה.

להפיק דו"חות להתנהלות נכונה

מי מפחד מדו"חות? אין סיבה לחשוש, כי היום דו"חות או תמונת מצב הם לא מה שהיו פעם. לא חייבים להתייחס לנתונים מספריים בתוך טבלאות ולאבד שליטה – תוכנה לניהול תזרים מזומנים מציגה בצורה ויזואלית וברורה, בגרפים ובצבעים, את מה שקורה בחשבון מהבחינה הפיננסית, והדו"חות של תזרים המזומנים הופכים פשוטים יותר לקריאה.

כדאי להפיק דוחות תקופתיים כדי להשוות נתונים, למשל, לאותה תקופה אשתקד או לחודש והרבעון הקודם, על מנת להבין כיצד אפשר לשפר את ההתנהלות העסקית שלכם כך שיותר כסף ייכנס לעסק. כמובן שתמיד אפשר להתייעץ עם רואה החשבון אודות ההתנהלות, אבל ברגע שמגיעים אליו עם המידע, הפגישה הרבה יותר אפקטיבית, ולאורך זמן גם הוא ישפר את רמת הדיווח, כי מולו עומד בעל עסק מודע ומעודכן.

כיום תוכנות לניהול תזרים מלוות גם באפליקציה, כך שתוכלו להתחבר לנתונים מכל מקום ובכל עת, ולדעת תמיד, עוד לפני הרו"ח, איך עובד העסק שלכם.

רוצים לנסות?