למה מעקב אחר חשבון הבנק הוא ההחלטה הטובה ביותר שתעשו בשנה הקרובה?

אנחנו, בעלי העסקים, חיים מסביב לתזרים המזומנים שלנו, וככל שהעסק קטן יותר, כך כל טעות או אומדן שגוי הופכים לקריטיים יותר. המקום שבו באים לידי ביטוי הצלחה (או כישלון) של ניהול תזרים המזומנים העסקי שלנו הוא חשבון הבנק של העסק.

הוא משקף בהתבוננות נכונה את היסטוריית הפעילות שלנו, מציג לנו את תמונת המצב העכשווית ואף יכול לתת לנו הצצה מציאותית למדי אל העתיד, בהנחה, כמובן, שנדע היכן להתבונן (צ'קים עתידיים למשמרת, חשבונות כרטיסי אשראי כהוצאות או הכנסות וכן הלאה). עד כאן, הכול אידיאלי, לכאורה.

חשבון בנק אחד? שניים? שלושה?

הבעיה הגדולה מתחילה כשיש לנו יותר מחשבון אחד, כאשר כל חשבון בנק דורש מעקב משלו, הכרת הממשק הספציפי שלו, כניסה לסקציית ההמחאות לפירעון עתידי ופעולות נוספות שכל אחת מהן גוזלת מאיתנו זמן עבודה יקר. שלא לדבר על כך שמספר חשבונות אמנם מגדילים את מסגרת האשראי שלנו, אבל גם מגדילים את הפיתוי למתוח את תקרת האשראי בכל אחד מהם עד תומה. כך שבעצם, כל חשבון כזה מהווה פצצת זמן פיננסית לעסק, אשר עלולה להתפוצץ ברגע שלא נשים לב לכך.

וכאן אנו מגיעים גם לבעיה השנייה: גם בעלי חשבון בנק אחד, במיוחד בעתות משברים כלכליים, נוטים לטמון את הראש בחול ולא להיכנס אל החשבון באופן קבוע. לגמרי ברור שבזמן מצוקה, קשה להתמודד עם הוכחות שחור על גבי מסך אשר מוסיפות נדבך נוסף לבעיות שיש לנו "מחוץ" לחשבון הבנק, בחיים העסקיים האמיתיים. אבל גישה כזו, שאינה בריאה בחיים הפרטיים, על אחת כמה וכמה שאינה בריאה בחיים העסקיים. שם היא גם עלולה להוות נקודת מפנה קריטית בגורלו של העסק.

מה כולל מעקב פיננסי?

מעקב פיננסי כולל בדיקת הערוצים שבהם זורמים נתוני העסק כמו חשבונות הבנק, אתרי חברות כרטיסי האשראי וחברות הסליקה, תוכנת הנהלת חשבונות או כל תוכנה אחרת המייצרת עבור העסק נתונים פיננסיים. המעקב הפיננסי בודק פעולות קבועות ומחזוריות (אלה, לרוב, מתבצעות פעם בחודש בכל חודש בתאריך קבוע משלהן) כמו משכורות, תשלומים בהוראות קבע, עסקאות תשלומים והחזרי הלוואה.

מעקב פיננסי באמצעות תוכנת תזרים מזומנים גם כולל פעולות מזדמנות שאינן מחזוריות במזומן או בצ'קים, כהכנסה או כהוצאה. לרוב, פעולות מהסוג האחרון עלולות להוות את עקב אכילס של תזרים המזומנים העסקי, מאחר שבמרבית המקרים הן אינן מתועדות במערכות השונות ולכן גם נוטות לפרוח מזיכרוננו (ועקב כך – מהצפי שלנו).

למה לעקוב אחר חשבון הבנק?

מעקב צמוד אחר חשבון הבנק העסקי מאפשר לכם לצפות ולזהות בעיות עתידיות בטווח הקרוב והרחוק. למשל, תשלום גדול לספק שעתיד להיפרע בעוד התשלום מהלקוח שהיה אמור לכסות אותו עדיין לא נכנס או חריגה ממסגרת האשראי בשל הוצאה גדולה ובלתי צפויה וכד'.

מעקב זה גם יאפשר לכם לנהל תשלומים מחזוריים וידועים מראש (כמו משכורות) ולהזיז במידת הצורך מועדי פירעון של כרטיסי אשראי עסקיים למועדים נוחים יותר, שבהם החשבון מאוזן.

באיזו תדירות צריך להיבדק חשבון הבנק העסקי?

התשובה עשויה להפתיע אתכם, אבל היות שמדובר בחשבונות בנק עסקיים אשר כל פעולה בהם עלולה להיות מכרעת, תדירות הבדיקה הרצויה היא לפחות פעם אחת ביום. נכון, זה נשמע מעט רדיקלי (במיוחד בתקופות לחוצות ועמוסות), אבל אין מנוס מכך, מכיוון שמדובר בתחום שבו יש הרבה רצוי מול מצוי.

לדוגמה: קיבלתם צ'ק מלקוח והוא אמור לכסות תשלום לספק. לפתע, מודיע סניף הבנק של הלקוח כי הצ'ק מסורב (אכ"מ – אין כיסוי מספיק) ועכשיו, עליכם להשיג את הלקוח, להחליף את הצ'ק בחדש או לגייס סכום שיספיק כדי לשלם לספק, אחרת, הוא יפסיק לעבוד מולכם. צ'ק מסורב כזה, אם לא ייתפס בזמן, עלול להתחיל מפולת דומינו פיננסית עסקית שתסתיים בכי רע עבורכם ועבור המוניטין העסקי שלכם.

כיצד מבצעים מעקב כזה?

בעבר, הכול היה פשוט יותר ובעלי עסקים נהגו לנהל את כל החשבונות שלהם בעזרת פנקס ועט (המבוגרים שבינינו יכולים לזכור את המכולתניק הקשיש עם הפנקס השחור והעט התחוב מאחורי אוזנו). לאחר מכן, הסתבכו החשבונות ולכן המחשב ותוכנות לוקליות המותקנות עליו (כגיליונות אקסל) הפכו לכלי העזר היעיל ביותר, כשהמידע הוקלד ידנית מדפי החשבון לתוך הטבלאות.

כיום, גיליונות האקסל הפכו לכלי מיושן שאינו מספק תמונת מצב אמיתית בכל רגע נתון, ולכן הם הוחלפו בתוכנות תזרים מזומנים יעילות וידידותיות למשתמש כ-bizibox. זו מאפשרת לכם לעשות קונסולידציה של כל ערוצי המידע, לנהל את ההכנסות וההוצאות ולקבל בכל דקה ביממה תמונת מצב אמיתית ומציאותית, והכול בגישה אינטרנטית מאובטחת מכל מכשיר.

יתרונה הגדול של תוכנה זו, בנוסף למתן תמונה כוללת בתחום הכספים ותזרים המזומנים, הוא ההודעות וההתרעות המוקפצות למסך, אשר מספקות מידע בזמן אמת על אירועים החורגים מהצפי. כך אתם יכולים להישאר מעודכנים 24 שעות ביממה, מבלי כאב הראש הכרוך בליקוט הנתונים באופן ידני מהמקורות השונים, עיבודם ופילוחם לצורך קבלת המידע הדרוש לכם.

לקבלת פרטים נוספים על המערכת שתהפוך את העסק שלכם ליעיל יותר,
חייגו לטלפון: 03-5610382 או 2365* או שילחו מייל ל- info@bizibox.biz

או פשוט, בואו לנסות חודש ללא התחייבות…