טעויות שעסקים עושים בניהול תקציב
ניהול תקציב הוא חלק בלתי נפרד מניהול פיננסי. התקציב קובע כמה כסף אתם יכולים להוציא, על מה תוציאו את הכסף ומאפשר לכם לעקוב אחר הנתונים הכספיים ולהתנהל בצורה נבונה יותר, על פי המסגרת שהוקצבה.
מי שלא עובד עם תקציב ידוע מראש עשוי למצוא את עצמו במצב תזרימי שלילי שבו יווצרו לו בעיות בהתחייבויות.
אז איך מנהלים תקציב בדרך נבונה? סקירה של שגיאות נפוצות וכיצד אפשר להימנע מהן.
הטעות: שגיאה בהערכת הוצאות
בבניית תקציב חשוב להתבסס על נתונים מספריים אמיתיים ולא לעסוק בניחושים של "כמה עלה לנו לרכוש מוצרים" ו"כמה שילמנו בחודש האחרון חשמל או מים". יש למיין ולעבור על הנתונים הקיימים, כמו תנועות בחשבון הבנק, הוראות קבע, הוצאות בכרטיסי האשראי ולהבין כמה באמת כסף יש להקצות לכל הוצאה ברמה החודשית, הרבעונית והשנתית.
אם יש חודשים בהם שלמתם על חשמל X שקלים ובחודשים אחרים שלמתם על חשמל Y שקלים, תוכלו להתייחס לממוצע או מראש לעלות הגבוהה מבין השתיים.
היתרון הבולט הוא כשיש מערכת כמו bizibox המושכת נתונים כספיים מכל המקורות הפיננסיים ומרכזת במקום אחד ומבצעת חישובים על פי ממוצעי העבר, אפשר בהחלט להסתמך על נתונים ולתכנן תקציב ריאלי.
טעות: להסתמך בתקציב על הכנסות בלבד
בלי חישוב מדויק של ההכנסות קשה מאוד לשער מה יהיו ההוצאות ולכן, יש להתייחס להכנסות שאתם מקבלים וצפויים לקבל. אבל יש לזכור שלא ההכנסה היא זו שקובעת כמה כסף פנוי יהיה לכם, אלא גובה ההוצאות השוטפות והקבועות.
הטעות: תקציב ללא התייחסות להוצאות בלתי צפויות
אז נכון שיש הוצאות ספונטאניות כמו מתנה לאירוע או הוצאות חירום כמו תיקון פנצ'ר, אבל חשוב מאוד לסרוק את כלל ההוצאות הקבועות ולהקצות תקציב לשעת חירום – רזרבות. כסף שישמש אתכם במידה ועליכם לבצע שינוי בתקציב כדי לשלם על הוצאות בלתי צפויות.
הטעות: לבנות תקציב תוך כדי תנועה
בניית תקציב היא פעולה שיש לבצע לפני היציאה לדרך, מדי תחילת שנה או מדי תקופה על מנת לדעת כיצד להתנהל נכון עם הכסף שבידיכם.
אם תשנו כל פעם את התקציב יהיה לכם מאוד קשה להתמיד ולנהל את הכסף להשגת היעדים שלשמם הוקצה התקציב. תקציב הוא מסגרת וכשיש מסגרת קל יותר להתנהל ולהיערך ברמה היומית, החודשית, הרבעונית והשנתית.
הטעות: לא משתפים בתקציב
עובד אחד הזמין ציוד, השני שילם לספק מוקדם ורק מאוחר יותר גיליתם שההוצאות חרגו מהתקציב. הסיבה לכך היתה שהעובדים לא היו מעודכנים במסגרת התקציבית. לכן, מומלץ להשתמש במערכת מבוססת ענן המאפשרת שיתוף התקציב ועדכון התקציב בזמן אמת על ידי המשתמשים השונים, כדי שגם הם יהיו ערים למגבלות התקציב ושכל משתמש יקבל התראה על שינויים.
הטעות: התקציב לא מבוסס על אסטרטגיה עסקית
האסטרטגיה העסקית קובעת את התקציב. אם למשל, הוחלט שלפי האסטרטגיה העסקית נשקיע יותר בשיווק ופרסום חשוב לוודא שהתקציב לוקח את הפרמטר הזה בחשבון. זכרו שכל אלמנט בתקציב בא על חשבון אלמנט אחר ולכן, יש להקצות מראש כספים לטובת הצעדים האסטרטגיים החיוניים לקידום העסק אך לצמצם פעילות שאין לה תקציב או להקצות לה פחות כסף.
יש לבצע סקר שוק, תוכנית עסקית ותוכנית שיווק על מנת לחלק את התקציב כך שהוא יסייע בהשגת המטרות.
חשוב לא להוציא יותר מכפי שנקבע בתקציב, להתייחס לכל פרמטר מתשלום לרשות המס ועד עיכוב בתשלומים. ניהול תקציב באמצעות bizibox יאפשר לכם לנהל את התקציב בדרך מקוונת ובצורה יעילה והכל בממשק אינטואיטיבי עם כלים אוטומטיים לתקצוב, חיזוי והתראות בזמן אמת. מערכת שמסייעת לכם בבניית תקציב, ניהול תזרים ופיקוח על המצב הכספי של העסק.
