התנהלות מול ספקים תוך שמירה על התקציב

התנהלות לא מבוקרת מול ספקים עלולה לגרום לחריגה משמעותית בתקציב ולבעיות קשות בתזרים המזומנים של העסק.

על מנת להתנהל נכון מול הספקים יש לשמור על הכללים הבאים:

הגדרה מראש של התקציב

יש לבנות תקציב הלוקח בחשבון את המשאבים הכספיים של העסק, סדרי העדיפויות והדרישות מהספקים כמו: סוג חומרי הגלם, הכמויות, השירותים השונים וכן הלאה. התקציב נבנה תוך ביצוע חקר שווקים והשוואה בין האלטרנטיבות השונות.

בחירת הספק הנכון

בחירת הספק נקבעת על פי רוב תוך חוות דעת מקצועית המשקללת את איכות המוצרים והשירותים, לוחות הזמנים והמחיר. כמובן ששיקולים איכותיים כמו מוניטין ו"כימיה" עם הספק באים אף הם בחשבון. מומלץ כמובן לקבל מספר הצעות מחיר מספקים שונים, לבקש המלצות מלקוחות אחרים ולוודא שלספק איתנות פיננסית מספקת.

הערכה נכונה של העלויות האמיתיות

בעל עסק מקבל אשראי שונה מספקים שונים. את העלויות יש להוון למזומן על מנת לעמוד בתקציב ולהבין היטב את עלויות המימון הגלומות בהצעת המחיר. אשראי ספקים מהווה למעשה הלוואה שנותן הספק לעסק. לפיכך, יש לבחון כל מתן אשראי בעיניים של הלוואה. כלומר מהי התוספת במחיר לעומת תשלום במזומן. לעיתים התוספת היא בגודל שמצדיק ויתור על האשראי ולקיחת הלוואה במקרה הצורך.

הסכם בהיר ומחייב

לאחר בחירת הספק, יש לחתום על הסכם שמגדיר במדויק את מהות השירות, לוחות הזמנים, העלויות ותנאי התשלום.

בקרה

יש לעקוב אחרי ביצוע ההתנהלות מול התקציב וההסכם עם הספק, לשם כך יש צורך, גם בעסק קטן, בתוכנה לניהול הספקים המרכזת ועוקבת אחרי מסמכים שוטפים כגון: הזמנות עבודה, חשבוניות, דו"חות בקרת איכות ובקרה על לוחות הזמנים של האספקה.

סנכרון הניהול

התנהלות מול ספקים איננה פעילות אוטונומית בעסק ועליה להיות מסונכרנת עם ניהול הכספים הכולל של העסק, לרבות ניהול התקציב ותזרים המזומנים. תוכנה לניהול תקציב כדוגמת ביזיבוקס, מתחברת הן לתוכנת הרכש והן לתוכנת הנה"ח ומבטיחה בכך קבלת תמונה מלאה של ההתנהלות מול ספקים, מתריעה למנהלים על חריגות לרעה או לטובה, בניצול הכספים או בתזמון, ומבטיחה עמידה בתקציב ושמירה על תזרים מזומנים תקין.