ביזיבלוג

מדריך – כך תבנו תקציב עסקי לשנת 2021

תקציב עסקי 2021

מדוע בכלל לנהל תקציב בעסק וכיצד משפיע התקציב על הניהול העסקי?

כל עסק, קטן וגדול כאחד, צריך לדעת לנהל את התקציב. התקציב מהווה כלי ניהול עסקי בעל חשיבות מכרעת להמשך קיום העסק והצלחתו. התקציב מגדיר לנו את הדרך ומאפשר לנו להבין האם אנחנו במסלול הנכון או שעלינו לבצע שינויים לפני שנאבד את הדרך. חשוב להבין – בניית תקציב הוא הבסיס לניהול עסקי תקין, הוא כלי ניהולי חיוני לתכנון, ביצוע ובקרה.

ניהול תקציב מתחיל משני שלבים:

  1. תכנון – גיבוש תוכניות עבודה. יעדי ביצוע מדידים לתקופה מוגדרת. בדרך כלל מדובר על שנה עסקית (קלנדרית).
  2. בקרה – בחינת הביצועים של העסק בפועל ובהשוואה לתכנון המקורי שהצבנו לעצמנו, במטרה לזהות סטיות המחייבות תגובה.
    במקרה הזה, נוכל “לתפוס” את הבעיה בשלבים מוקדמים ולהתמודד איתה לפני שהיא צומחת למימדים גדולים.

מתחילים לבנות תקציב לעסק – הכנת הבסיס

בדרך כלל תקציב נערך לתקופה של שנה, אך גם קיימים מקרים בהם התקציב נערך לתקופה דו\ תלת שנתית (במיוחד בעסקים חדשים) או לתקופות קצרות במידה ומדובר בפרויקט. בכל מקרה עליכם לערוך את התקציב לפי צרכי העסק ובהתייעצות עם גורם מוסמך (המלצה). תקציב בסיס מתייחס בעיקר להכנסות, הוצאות ולרווח הנגזר מהפער בין השניים. את התקציב השנתי אנחנו נבנה בחתך חודשי, עם התחשבות בעונתיות עסקית במידה והיא קיימת.
את התקציב נוכל לבנות באקסל פשוט או באמצעות מודולים ותוכנות לניהול תקציב שיקלו עליכם בבניית התקציב והמעקב השוטף.
כדי לבנות תקציב חדש יהיה עלינו להתבסס על נתוני העבר (ביצועים בפועל) ועל תחזיות עתידיות התחשבות ביעדים העסקיים של העסק (כגון: גיוס עובדים, השקת מוצרים, גידול נפח שוק וכו’).
** הנ”ל רלוונטי לעסקים קיימים בלבד.
** עסק חדש – יש להתייעץ עם גורמים מוסמכים לבניית מודל עסקי (מומלץ מאוד).

ניתוח וצפי הכנסות

בכדי להעריך את ההכנסות הצפויות לשנה החדשה, יהיה עלינו לבחון קודם כל מה היו ההכנסות בפועל בשנה שחלפה. ברוב המקרים ההכנסות בפועל ישמשו לנו כנקודת מוצא לקביעת סעיף ההכנסות בתקציב. את ההכנסות בפועל נוכל למצוא בדוח רווח והפסד, במאזני בוחן ובכל דוח הכנסות אחר בעסק. רק קחו בחשבון שדוחות אלו זמינים עבורכם רק לקראת אמצע השנה במקרה הטוב ולכן מומלץ לעשות שילוב בין דוחות רואה החשבון לדוח ניהול תזרים מזומנים משנה קודמת. דוח תזרים מזומנים מספק לכם תמונה מקיפה על הוצאות והכנסות בעסק, פירוט הוצאות לפי קטגוריות ו\או התפלגות הוצאה חודשית משתנה.
על מנת להעריך את השינוי הצפוי בהכנסות, במידה ויש כאלה, יהיה עלינו לקחת בחשבון את המשתנים הבאים:

  1. מגמות אחרונות בכלכלה ובענף בו פועל העסק וכן שינויים ברמת התחרות.
  2. אירועים מהותיים שהתרחשו לאחרונה בעסק, כגון: עזיבת\גיוס עובדים, החלפת ספקים וכו’
  3. פעולות עסקיות מתוכננות אשר צפויות להשפיע על ההכנסות – הוצאות פרסום, שינויים בתמחור המוצרים, הוספת שירותי שילוח וכו’
  4. הערכות לגבי שינויים בפרמטרים מאקרו כלכליים כמו שינוי במדד המחירים לצרכן, שינויים בשיעורי הריבית, שינויים בשערי חליפין וכו’.

תקציב עסקי 2021

ניתוח וצפי הוצאות

גם במקרה הזה נתבסס תחילה על נתוני הביצוע בפועל בשנה החולפת, על בסיס דוחות תזרים מזומנים. ראשית, נחלק את ההוצאות שלנו ל 2 קטגוריות – הוצאות קבועות והוצאות משתנות.

הוצאות קבועות

הוצאות אשר אינן תלויות בהיקף המכירות של העסק. לדוגמא – משכורות עובדי הנהלה, דמי שכירות, ציוד משרדי ועוד.
במקרה זה, מומלץ להתבסס על דוחות תזרים מזומנים. מדוע? בדוחות רווח והפסד לדוגמא נוכל לראות שהוצאנו 2,500 ש”ח בשנה עבור ציוד משרדי. בדוח תזרים מזומנים, נוכל לראות כי כל שלושה חודשים בממוצע היה צורך בחידוש ציוד משרדי.
נוכל לתכנן על בסיס כך שההוצאה השנתית שלנו היא 2,500 ש”ח לציוד משרדי, עם הוצאה ממוצעת של 625 ש”ח אחת לרבעון.

הוצאות משתנות

א. הוצאות המושפעות באופן ישיר משינויים בהיקף המכירות. לדוגמא – עלייה בעלות חומרי הגלם, הכנסת שירות שילוח בתקופת הקורונה, משכורות עובדי ייצור וכד’
ב. עלויות לא מתוכננות, לדוגמא – טיפול בתקלות, בלאי וכו’

את ההוצאות הקבועות נוכל לכלול בתקציב החדש בהתאם לשינויים המתוכננים בשנה העסקית החדשה. לדוגמא, אם מצאנו ששיעור עלויות השכר בעסק עומדים על 15% נוכל להניח כי גם בעתיד נעמוד בשיעור דומה, בהנחה ולא צפויים שינויים במצבת העובדים. באופן דומה נעבור על כלל סעיפי ההוצאות, נחלק לקטגוריות ונעדכן בתקציב את ההוצאה המתוכננת.
זכרו – בשלב זה אתם יודעים מראש את שיעור ההוצאות הקבועות. יש לקחת בחשבון שהתקציב דינמי ומשתנה בכל יום. עליכם תמיד לקחת בחשבון שיהיו הוצאות נוספות במהלך השנה החדשה שישפיעו על המאזן והתזרים. החוכמה היא לתכנן מראש, לדעת להתכונן, ובדיוק עבור כך נבנה המדריך הזה.

הרווח הצפוי

הרווח המתוכנן בעסק הוא נגזרת של הכנסות מתוקצבות (כלומר ידועות וקבועות) פחות ההוצאות המתוקצבות (גם כאן, ידועות וקבועות). הרווח בתקציב מסייע לנו להכין תוכניות עתידיות כמו משיכת רווחים, ביצוע השקעות וכו’.
טיפ – בדומה להתנהלות פיננסית בחשבון הפרטי שלכם, דאגו תמיד לשמור “לירה לבנה ליום שחור”. בתקופה של חוסר וודאות, כפי שלמדנו היטב עקב הקורונה, במידה ומתאפשר לכם, חסכו ודאגו לעתודות.

ניהול עסקי הלכה למעשה – חיבור לתזרים המזומנים

לאחר שבנינו את התקציב אנו מגיעים לשלב החשוב והקריטי ביותר – מעקב וניהול שוטף. תקציב הינו תכנון פיננסי שנה קדימה (או יותר, תלוי בסוג העסק שלכם), אך על מנת לוודא שהתכנית תוכל לצאת אל הפועל עליכם לעבוד במקביל על תזרים מזומנים. כלומר, אנחנו יודעים מראש אילו הוצאות מתוכננות ובאיזה סכום (תקציב), אך את התכנות ההוצאה ומתי היא תוכל להתקיים בפועל נוכל לראות רק בתזרים.
אל דאגה, למרות שמדובר בהתעסקות שוטפת, את הבניה הקשה והסיזיפית כבר סיימתם, כך שמדובר על מספר דקות בודדות של תשומת לב בכל יום. בשלב זה אנחנו נעדכן באופן שוטף את הביצועים בפועל, בתזרים המזומנים, ונבחן האם אנחנו עומדים ביעדי התקציב ובמטרות העסקיות שהצבנו לעצמנו בתחילת הדרך. הבקרה הזו תסייע לנו בגילויי מוקדם של סטיה מהתקציב ותאפשר לנו לנקוט בצעדי ניהול ו”מזעור נזקים”. במידה ותעבדו בשיטת הסגמנטים, כפי שהצעתי קודם, במידה ותתעורר בעיה בתזרים המזומנים תוכלו להבין מאוד מהר היכן לשים את האצבע ובאיזו קטגוריה עסקית עליכם להתמקד.
סגמנטים הכוונה לחלוקה לקטגוריות תקציב קבועות – שכ”ד, כוח אדם, ביטוח, הלוואות, הוצאות ארנונה, חשמל וכו’.

איך נדע אם אנחנו עומדים בתחזית? יש לנהל 3 רשומות ולהצליב ביניהן:

  1. תקציב מתוכנן – התכנית שהכנו עד כה על בסיס תחזית משנה קודמת
  2. ביצוע בפועל – כל ההכנסות וההוצאות השוטפות נעדכן בעמודה הזו, כל הוצאה בקטגוריה המתאימה לה.
  3. הפרש – כלומר, הפער בין ההכנסות בפועל להוצאות בפועל. את ההפרש יש לנתר ולנתח בצורה סדירה ורציפה מכוון שזהו בעצם ‘האוויר לנשימה’ של העסק שלכם.

מעקב אחר ההפרש עונה על 2 פרמטרים חשובים בעסק –

  • הימנעות ממצבים בהם אנחנו במינוס או בפער תקציבי ש”חונק” את המשך הפעילות
  • בהמשך לסעיף א’ – כשאנחנו יודעים מראש מתי “הימים הקשים” ומתי הימים שבהם נכנס כסף לחברה, נוכל לשלוט גם בהוצאות הלא מתוכננות שלנו. לדוגמא – התקלקל המזגן ויש צורך בקריאת שירות\ טכנאי, נדע לתכנן מראש את מועד פירעון השיק על מנת להימנע מגירעון.

מקווה שהצלחתי לעזור לכם להתארגן לשנה התקציבית הבאה בצורה יותר יעילה. זכרו תמיד, התועלת שבניהול תקציב מראש לעסק וניהול שוטף של תזרים מזומנים, עולה בהרבה על המאמץ הנדרש לניהול בקרה תקציבית. אם בכל זאת ולמרות הכל, אתם מרגישים שאתם צריכים עזרה בניהול התזרים מזומנים והתכנון התקציבי, אנחנו פה לשירותכם.

שתהא שנה עסקית פורייה ומשגשגת לכם ולבני ביתכם.

הצטרפו ל bizibox התוכנה שעוזרת לבעלי עסקים לשרוד

    תודה,
    הפרטים התקבלו בהצלחה!
    נציגנו יצרו קשר בהקדם.